文秘基础_公文写作说明大全整理

议案，适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。本文为大家提供议案的格式与例文，欢迎大家阅读借鉴。

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“条例”的标题为实用范围、内容和文种三部分构成，如，《中华人民共和国技术引进合同管理条例》， 《__市价格监督检查条例》等。有时也可以省略第一部分，如《城市规划条例》、《港口口岸工作暂行条例》;试行或暂行的要在标题上写明。标题下有的要写明制定、批准或通过的机构和日期。正文，分条开列，大体有两种格式：一是内容复杂的，按一般规章制度的写法，分总则、分则、附则;分章再分条，第一章总则，末章为附则，中间数章分则;条序从头统一排下。二是稍简单些的，不分章则，直接分条写下，但第一、二条等多写宗旨、范围、管理部门等总则方面的内容(这些内容也可以用“前言”的形式写)，最末两条多写何机关制订、何时施行等附则的内容，其他条款写分则的具体内容。

“规定”的标题同于一般公文的三部分，即制发机关、内容和文种，如，《国务院关于制止乱涨生产资料价格的若干规定》。有时可以省略制发机关，如，《关于中缅边境小额贸易管理规定》，在“内容”方面还写了实施范围。正文往往也是二三部分，开言可写成前言形式，也可列入条款。内容一般应简要说明制发本规定的因由，即根据什么政策决定或什么情况，或为了什么目的等;主体，写规定的具体内容，可分章分条，也可只分条开列具体规定;结尾，用一条或二三条写实施说明。

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政务院周恩来关于新闻稿件的指示

(一九五二年五月十八日)克农、冠华两同志：

我们的发言和新闻稿件中所用刺激性的词语如：“匪类”、“帝国主义”、“恶魔”、“法西斯”等甚多，以致国外报刊和广播方面不易采用。各国友人特别是“世界和大”朋友们对此均有反应，望指示记者和发言起草人注意简短扼要地揭发事实，申述理由，暴露和攻击敌人弱点，避免或少用不必要的刺激性语句。国内方面亦将采取同样方针，并告。

周恩来

一九五二年五月十八日三时半

简析：

例4是周恩来给主管新闻宣传工作的负责人员关于具体工作的指示。全文四句可分三层，开头二句提出发言和稿件使用刺激性语言，其后果是国外不易采用、友人均有反映。这是指示的实际依据。第三句是主体，决策部分，有分析地指示应该怎么办——避免或少用。第四句指明实施范围，包括国内宣传，是结尾。从实际出发，解决实际问题，是实打实的好公文。

指示例文篇五：中共中央、国务院关于认真做好第三次全国人口普查工作的指示

中共中央、国务院关于认真做好第三次

全国人口普查工作的指示

(1982年2月28日)

人口普查，是查清我国国情、国务的一项重要工作。准确地掌握我国人口的分布及构成情况，对于从我国实际情况出发，更好地进行社会主义现代化建设，安排人民的物质和文化生活，制定人口政策和规划，具有重大意义。为此，中共中央、国务院1980年6月决定，1982年7月1日进行第三次全国人口普查。一年多来，各省、市、自治区和各部门共同努力，做了大量准备工作，是有成效的。国务院已批准颁发了《第三次全国人口普查办法》。为了高质量地完成这次人口普查任务，特作如下指示：

一、各级党委和人民政府要切实加强领导。人口普查工作必须在各级党委和人民政府的统一领导下进行。现在，离正式普查登记只有4个月的时间了。各级党委和人民政府要全面检查一下各项准备工作落实情况，切实解决实际工作中的问题，特别要注意选调得力干部，建立和健全各级人口普查机构。各级人民政府要根据全国人口普查工作总的部署和要求，做好周密的安排，围绕提高人口普查资料的准确程度这个中心，做好各个环节的工作。从6月末起，在半个月左右的时间内，要把人口普查作为一项中心任务，做到人口普查和工农业生产两不误。普查登记以后，还要做好一系列汇总工作。各项工作必须保证质量，如果某项工作达不到规定的质量标准，必须返工重做。

二、各级党委宣传部门要对人口普查的宣传工作作出统一安排，广泛深化入地进行宣传动员。工会、共青团、妇联等人民团体应主动配合，运用各种宣传手段，采取群众喜闻乐见的各种形式，宣传人口普查的意义、内容和要求，做到家喻户晓，人人明白，以取得全国各族人民的积极支持。宣传工作从现在起就要逐步展开，6月份作为人口普查宣传月，掀起一个高潮。

共产党员、共青团员、各级干部都要以身作则，模范地执行人口普查办法，并向周围群众有针对性地进行宣传。

三、切实做好普查人员的选调和培训工作。人口普查是一项极为复杂、细致的工作，需要及时组织几百万人包括普查员、编码员、录入员的队伍，才能顺利进行。在短期内组织和培训好这样一支队伍，任务是艰巨的。各级人民政府必须按照《第三次全国人口普查办法》的有关规定选调和培训各类请登普查人员。被选调人员的单位，要当作一项政治任务，保证抽调合格的人员参加普查工作。

四、节约办普查。人口普查经费要在保证完成普查任务的前提下，精打细算，厉行节约。普查经费，除财政部拨一部分外，不足的由地方财政解决。普查所需要的物质条件，计划、商业、物资、交通、电力等部门要予以保证。 我国是世界上人口最多的国家。在10亿人口这样一个大国进行人口普查，从我国的历史来说，规模之大是空前的。我们的工作不仅为全国人民所关心，而且为世界人士所瞩目。各级党委和人民政府一定要高度重视，加强领导，有计划、有步骤、高标准、严要求地做好每个环节的工作，胜利完成第三次全国人口普查任务。

指示例文篇六：中共中央、国务院关于认真做好防御特大洪水的紧急指示

(1983年7月30日)

今年我国气候异常。进入7月以来,长江中下游地区接连发生大水,一些地方已超过1954年的特大洪水的最高水位。沿江广大军民,在当地党委、政府和军区领导下,积极投入抗洪抢险,全力以赴,日夜奋战,目前已取得很大胜利。中共中央、国务院特向参加这一斗争的广大干部和群众,向解放军指战员,表示亲切的慰问,希望再接再厉,夺取全胜。

一、当前长江洪水险情未过,黄河、淮河、海河和松花江、辽河都进入大汛时期,珠江流域仍有发生洪水和台风灾害的可能。据气象部门分析,对此必须有高度警惕,中共中央、国务院要求各省、市、自治区都要做好防御特大洪水的充分准备,认真检查落实各项防范措施,做到有备无患,力争在发生不可抗御的特大洪水时,尽可能减少损失。

二、根据我国目前大江河防洪工程的能力,如遇特大洪水,为了保全大局,减少损失,需要在一些地方有计划地采取分洪、蓄洪措施。各有关地区要及时做好组织群众安全转移的各项准备,同时向分洪区、蓄洪区的广大干部和群众做好宣传教育工作,说明小局服从大局的道理。要求在洪水面前,每个人能以大局为重,一切行动听指挥,不允许违抗上级命令。特别是各级领导干部,必须以身作则,加强组织性纪律性;对不服从指挥调度而造成恶果的,要严加惩处。

三、各地在防汛抗洪斗争中,必须大力加强治安工作。对制造谣言、聚众哄抢的为首分子,对乘机抢劫、盗窃国家、集体和个人财产,破坏防洪抢险设施,以及其他破坏防洪救灾工作的犯罪分子,可采取特别措施和必要手段坚决镇压、严厉打击,依法从重从快惩处,以确保防汛工作的顺利进行。

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随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。

一、秘书职业的现状

(一)社会对秘书人员的需求状况。当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：

1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。

2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及工作。做好各种会议的记录及会务工作。

3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。 负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。

目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

(二)秘书人员自身素质状况分析。

1.业务水平欠缺，专业技能薄弱。这是目前秘书表现最弱的一点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作，比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。

2.创新能力及意识低下。创新能力及意识是对秘书素质的考验，当今很多秘书缺乏创新意识和能力，主要表现在以下两方面：首先，墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都按照领导说得做，依葫芦画瓢，没有自己独立的风格和个性。惯性顺向思维及依赖性过强。其次，工作缺乏主动性。日常工作中采取被动的工作方式，满足于跟着领导的指挥棒行事，没有主动积极、乐于开拓的创新精神，而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新见解、新看法，具有预见性、前瞻性，积极主动展开工作，充分发挥出主观能动性。

3.知识老化过时，知识储备不足。随着信息时代的到来，传统的知识储备已不能满足时代的发展及需求，知识更新迫在眉睫。部分秘书目前还局限于传统知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于对已学知识进行整合。一些秘书人员天天杂事缠身，疲于奔命，自学也难抽出时间，知识得不到更新，只能啃老本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式，知识、经验难免有局限性，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。

4.缺乏“通才”及“全才”。当今对秘书综合素质要求越来越高，除了专业知识和技能之外，还要有行业知识和社会知识，更需要具备高情商和高智商，通才和全才真的是一将难求。

二、秘书应具备的能力与知识

(一)秘书应具备的能力。

1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力，要善于观察事务，发现问题，这样才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动的核心，一个人如果失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。

2.通用能力。现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事4种通用能力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助领导的活动，因此，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写说，都要做到准确简洁、适用合理。秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面，秘书调研能力的强弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理能力包括3个方面： 辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备较强的管理能力以辅助领导的管理活动，为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。范围广，内容多，头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能力;要熟悉办事渠道、掌握办事程序，及时准确、妥善地处理事务. 同时，还要有较强的人际交往能力，能善于通过建立良好的人际关系，创造良好的人际环境，提高办事的效率。

3.专业技能。作为现代秘书，必须具备较强的专业技能，如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。秘书人员工作一个重要的任务就是办文，从事大量文稿的草拟与修改，这都要求现代秘书具备扎实的文字功底，要精通语法、修辞、格式及逻辑知识，要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作训练，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平时随时注意积累资料，不断提高写作水平，培养精确的文字表达能力。加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观地要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要以最快的速度记录到工作笔记中，或者录入电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。

4.创新能力。秘书还应具备一定的创新能力。秘书的创新能力，是指秘书人员能够领悟领导的意图，发挥主观能动性，创造性地为领导提供最佳服务的能力。在知识经济时代，各种信息瞬息万变的情况下，要求秘书在实际工作中勇于探索、改革创新。所谓创新，就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新办法。

要做到这些，秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养，激励自己尽快增长理论知识和实践才干，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力，以适应知识经济时代对人才的要求。

(二)秘书应具备的知识。

基本知识。基本知识是秘书工作者知识结构的关键 。一切其它知识离不开基本基础知识的铺垫，否则就是“ 无源之水，无本之木”。秘书应具有的基本知识可分为两类：

一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识;

一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物知识，除此之外还应懂得一点经济知识，法律知识和科技常识，并且熟练一门外语。

2.专业知识。秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。

3.拓展知识。秘书人员不仅要了解并熟知专业知识和生活当中的一些基础知识，还应该掌握一些相关的边缘知识来拓展自己更好的工作。比如心理学、礼仪学、公关关系学、企业管理学等。拓展自己的知识面，才能使自己在工作中更加挥洒自如、得心应手。现代秘书人员不仅应该是一个专才，还应该是通才、全才。

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一、单项选择题(下列各题备选答案中，只有一个是最符合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。每小题1分，共30分)

1、通用文书中知周类决定的特点是重在( )

A、执行 B、要求 C、说明 D、宣告

2、通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分( )

A、批示的根据、指示事项、执行要求 B、指示的缘由、指示事项、执行要求

C、指示的缘由、执行方法、执行要求 D、指示的缘由、指示事项、完成日期

3、通用文书中知照性文书有( )

A、公告、通告、报告等 B、公告、通告、指示等

C、公告、通告、函等 D、公告、通告、批复等

4、“标引”是主题词标引操作程序的( )

A、第一步骤 B、初期工作 C、中期工作 D、最后步骤

5、巨化集团公司与浙江大学商洽工作，行文时应使用的文种是：( )

A、报告 B、 函 C、通报 D、请示

6、案卷备考表应放在( )

A、全卷开首 B、全卷目录之后

C、全卷后半部分 D、全卷末尾

7、文书立卷的最后一个步骤是( )

A、结合运用、灵活运用文书特征组卷 B、照顾文书的价值和数量组卷

C、填写案卷卷皮 D、编目定卷

8、简报名称的正下方是简报的( )

A、编发单位 B、印发日期

C、顺序期号 D、印发份数

9、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是( )

A、着装华贵 B、着装朴素大方

C、饰品俏丽 D、发型突出个性

10、会议召开的时间应( )确定下来之后确定。

A、会议的名称 B、会议的主持人

C、会议的规模 D、会议的议题

11、声调的变化属于( )。

A、身体语言沟通 B、语言沟通

C、副语言沟通 D、物体的操纵

12、个人的沟通障碍中( )所导致的障碍属于个性因素所引起的障碍。

A、经验水平的差距 B、个体记忆不佳

C、对信息的态度不同 D、气质差别

13、“热”协调属于协调技巧中的( )。

A、善于捕捉协调时机 B、方法协调配合

C、情绪控制 D、恰当运用语言

14、国际商务谈判的核心( )。

A、交易条件 B、价格

C、违约责任 D、合同期限

15、“墙坏于其隙，木毁于其节” 体现( )谈判策略的作用。

A、吊筑高台 B、趁隙击虚

C、旁敲侧击 D、浑水摸鱼

16、办公场所一旦发生火灾，工作人员应立即疏散，下列不可通行的通道是( )。

A、楼梯 B、消防梯

C、电梯 D、安全梯

17、会务筹备情况检查的方法最可靠的是( )。

A、听取会议筹备人员的汇报 B、阅读报告

C、电话询问 D、会前现场检查

18、在涉外商务活动中，选择的礼品应该( )。

A、印上送礼单位的名称 B、包装讲究

C、贵重 D、初次见面就送上

19、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通，都可以称为( )。

A、“间接沟通” B、“直接沟通”

C、“团队沟通” D、“语言沟通”

20、下列选项中表述不正确的是( )。

A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别

、主持人的结论性意见就是小型会议的总结

C、职代会的闭幕词可以代替会议总结

D、会议纪要即会议总结

二、多项选择题(以下各题的备选答案中都有两个或两个以上是符合题意的，请将它们选出，少选、多选、错选均不得分，每小题1分，共10分)

31、档案整理工作的基本内容包括( )

A、区分全宗 B、合理分类

C、编制案卷目录 D、填写档号 。

32、一个机关列为长期保管的文件材料包括( )

A、一般会议的主要文件 B、重要会议的主要文件

C、下级报送的重要总结 D、重要的请示

33、文书案卷标题的拟写要求是( )

A、结构完整 B、对卷内文书内容的概括要准确

C、要新颖、醒目 D、要简练、通顺

34、受双重领导的单位向上级行文( )

A、应根据内容写明主报单位和抄报单位

、向上级的请示不要同时向下级抄送

C、接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送

D、可以请求抄报单位与主报单位共同解决所请示的问题

35、下行文有( )等几种方式

A、逐级行文 B、多级行文

C、越级行文 D、直达基层组织或群众的行文

36、贺信一般( )

A、篇幅比较简短 B、感情充沛、文字明快

C、可以直接发给对方 D、可以登报、广播

37、下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有( )

A、诚实守信是企业的无形资产 B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求

C、诚实守信的企业最终能够取信于社会 D、诚实守信任何时候都与企业发展目标冲突

38、主题词选词规则的要求是( )

A、选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词

、能直接地客观地反映文书所论述的主题

C、其书写形式要与词表中的词形一致

D、必须用名词

39、计划也有别称，如( )

A、××要点 B、××规划

C、××办法 D、××方案

40、会议经费预算除了会议费之外，还应包括( )

A、资料费 B、培训费

C、住宿费 D、交通费

三、名词解释(每题2分，共10分)

41、社会角色：

42、综合调查 ：

43、协调：

44、信访：

45、公文

四、简答题(每题6分，共18分)

46、为什么说“辅助性”是秘书的本质属性?

47、影响秘书心理健康的因素有哪些?

48、秘书如何做好信息反馈工作?

五、公文改错题(8分)

49、阅读下面的公文，并将其中错误的地方改正过来。 中共中央、国务院决定 各省、自治区、直辖市人民政府：

今年初，枝江县董镇信用社职工××同志为保卫国家财产，面对英勇歹徒，顽强搏斗，最后擒获歹徒。为此决定：授予××同志先进工作者称号。国务院希望各条战线的群众、工人、农民、知识分子认真贯彻十三届四中、5中、6中全会精神，胸怀全局，艰苦奋斗，努力工作，为社会主义现代化建设做出更大贡献。中共中央、国务院

90年4月24日

六、论述题(共14分)

50、如果你是办公室主管办公自动化工作的秘书，你认为本办公室实现办公自动化应注意哪些问题?

七、文字表达题(共10分)

51、自我介绍(要求文字简洁，个性特征突出，不得多于300字)

参考及解析

客观题部分(第一、二大题)

一、单项选择题

1. D。[解析]知周类决定的目的就宣告事项让大家都知道。

2. B。[解析]指示的正文由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分是指示的开端，主要交代发出指示的原因、目的、依据、意义。主体部分是指示的具体内容，包括工作任务、指导原则、具体步骤、措施方法等项内容。结尾部分要以简洁的文字向受文者重申工作的重要性，提出希望和要求。

3.B。[解析]略

4.A。[解析]通过对文献的分析，选用确切的检索标识(类号、标题词、叙词、关键词、人名、地名等)，用以反映该文献的内容的过程。主要指选用检索语言词或自然语言词反映文献主题内容，并以之作为检索标识的过程。确定主题词是标引操作程序的第一步。

5.B。[解析]报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文;函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文;通报是上级把有关的人和事告知下级的公文;请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。

6.D。[解析]略

7.C。[解析]略

8.C。[解析]简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。简报名称，印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。期号，位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期 号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。

9.B。[解析]略

10.D。[解析]召开会议的首要因素是确定会议的议题，然后才能筹备会议召开的各项工作。

11.C。[解析]副语言沟通是通过非语词的声音，如重音、声调的变化，以及哭、笑、停顿来实现的。心理学家称非语词的声音信号为副语言。心理学的最新研究结果表明，副语言在沟通过程中起着十分重要的作用。一句话的含义不仅取决于其字面意思，还取决于它的弦外之音。语音表达方式的变化，尤其是语调的变化，可以使字面相同的一句话具有完全不同的含义。

12.D。[解析]气质是人的个性心理特征之一，它是指在人的认识、情感、言语、行动中，心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征。

13.A。[解析]略

14.B。[解析]国际商务谈判，是国际商务活动中不同的利益主体，为了达成某笔交易，而就交易的各项条件进行协商的过程。国际商务谈判是国际货物买卖过程中必不可少的一个很重要的环节，也是签订买卖合同的必经阶段。国际商务谈判的核心是价格。

15.B。[解析]略

16.C。[解析]发生火种要原来电器设备。

17.D。[解析]亲自去会场现场检查才是最保险的。

18.B。[解析]本题考查的是国际商务礼仪，属于常识题。

19.C。[解析]负责特定任务工作小组就是一个团队，它内部进行的所有形式的沟通属于团队沟通。

20.C。[解析]闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。闭幕词不同与会议总结，它的总结针对性不强。

二、多项选择题

31.ABCD。[解析]全宗是一个机关(单位)组织在执行职责活动中形成的档案的总称。档案整理首先要区分全宗，然后在全宗内进行后续的整理工作。在全宗中，根据案卷归档单位的来源、时间、内容或形式的异同，按照一定的标准，系统地进行区分、归类。案卷目录表包括案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止时间、卷内文件份数、张数、保管期限等。档号要求填写在档案盒封面上，是档案存放地址的代号，由全宗号、案卷目录号、案卷号组成。

32.BD。[解析]长期保管的文件材料都很重要的文件。

33.BD。[解析]略

34.ABD。[解析]接受抄送件的单位可以向其领导单位进行抄送。

35.ABD。[解析]下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决

议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。逐级行文即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文;多级行文即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文;直达基层行文即上级机关直接向最基层机关行文.采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。

36.ABCD。[解析]贺信是表示庆祝的书信的总称。它是从古代祝辞中演变而来的。贺信是指党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。它是日常应用写作的重要文体之一。贺信一般篇幅比较简短，感情充沛\文字明快，可以直接发给对方也可以登报、广播 。

37.AB。[解析]略

38.ABC。[解析]主题词又称叙词，在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。选择主题词的原则①实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。②准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。③通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。

39.BCD。[解析]计划是一种规划和方案即解决问题方法。

40.ABCD。[解析]很多会议是没有培训的，一般不包括这项。会议经费包括会议费(场地费，用品费，设备费等)、人员劳务费(包括专家的讲课费)、资料费、住宿费、交通费以及其他费用。

主观题部分(第三、四、五、六大题)

三、名词解释

41.参考答案：社会角色是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人权利和义务，以及这种地位要求人具有与之相适应的意识和行为。

42.参考答案：综合调查是对调查对象运用多学科知识进行的多学科知识进行的多角度的调查，目的在于掌握事物的全局和各个部分的联系。宏观的调查常采用这一方法。综合调查是调查研究中常用的调查方方法之一。

43.参考答案：协调就是消除矛盾，解决问题，相互合作，步调和谐;它是以沟通信息为手段，为实现一个共同目标而进行适当配合、同心协力的过程。从管理学的角度解释，管理就是协调，管理的过程就是协调的过程。

44.参考答案：信访是来信来访的简称，是指人民群众通过书信、电话、上访等形式向领导机关或社会组织提出要求、批评、建议和揭发、申诉、控告的一种活动，

45、参考答案：公文即公务文书，是社会组织在公务活动中按照一定的程序和格式形成和使用的文书材料，和私务文书相对应，是文书的一大部类。广义的公文包括通用公文、专用公文和事务文书三种。

四、简答题

46.参考答案：

秘书工作的辅助性特征是由秘书工作的地位和任务所决定的。秘书工作的主要职责就是当好领导的参谋和助手，为领导提供决策方案，进行调查研究，收集筛选信息，拟文办会，查办督导等等，并为领导的工作、学习、生活提供方便条件。因此，相对领导工作而言，秘书工作具有明显的辅助性特征。我们讲秘书工作的辅助性，决不是削弱秘书工作的地位和作用，恰恰相反，认识秘书工作这一本质属性，更有利于摆正位置，充分发挥秘书人员的主观能动性和创造精神，使其辅助更加卓有成效。

47. 参考答案：

所谓心理健康是指个体在各种环境中能保持一种良好的心理效应状态，是一种持续的心理上的适应。由于秘书工作的特殊性，其往往会产生心理障碍，主要有以下八种：

(1)清高心理。一些秘书尤其是新走上秘书工作岗位的年轻秘书错把对群众的冷淡和藐视看成是清高，总觉得自己身处领导周围，所以见到群众不是眼睛朝上，就是盛气凌人。

(2)卑怯心理。卑怯是一种缺乏自信的自我意识。有卑怯心理的秘书常常觉得自己一无是处，不敢大方的与他人、特别是与地位高的人平等交往。

(3)狭隘心理。狭隘心理的突出表现就是心胸狭窄。有此心理的秘书对他人多持怀疑态度，平时斤斤计较，遇事嫉贤妒能，受挫则迁怒他人而原谅自己，因而常常造成不必要的麻烦与误会。

(4)虚荣心理。在工作中，面子受到伤害是每个秘书都有可能遇到的事情。虚荣心强的秘书遇到此种情况会出现一些不理智的言行。虚荣心过强的秘书还常常表现出不能受批评，不能容忍别人反驳自己，特别是在大庭广众之下和别人发生争辩时，一旦理屈，便恼羞成怒。

(5)戒备心理。作为秘书，如果有了这种心理将大大限制和缩小自己的工作接触面，挫伤别人的感情，使得人际关系危机迭起，最终造成“作茧自缚”的后果。

(6)强迫心理。秘书的强迫心理是将自己喜欢的事物、观点、主张强加于人。这种心理会妨碍正常的合作与交流，严重者有越权行事的危险。

(7)市侩心理。市侩心理在秘书交际中的表现就是圆滑世故、丧失原则。

(8)漠然心理。漠然心理就是对周围一切都漠不关心，漠然视之的一种消极心理。有此心理的秘书，也可能有挫折的经历，有实际的困难，但长此以往，会贻误工作，也会影响领导的形象。

48.参考答案：

信息反馈秘书部门信息工作中的一项重要内容。做好信息反馈工作应当注意以下三点：

(1)信息反馈要全面。信息反馈的一个基本原则就是要广泛全面。要是信息反馈做到广泛全面，就要注意正负反馈，既报喜又报忧。正负反馈反映了信息的全面、真实、客观性，也是领导指导工作和决策参考所必需的。

(2)信息反馈要及时。及时反馈是信息反馈的基本要求。信息反馈的时间越短，速度越快，其效果就越好，能够使计划和决策在信息传递过程中尽快得到有效地控制和完善。

(3)信息反馈要连续。这是信息反馈的又一重要要求。客观事物总是在不断发展变化的，信息反馈也必须是不间断地反映客观事物的最新变化和最新情况，所以信息反馈必须保持连续性。

五、公文改错题

49.阅读下面的公文，并将其中错误的地方改正过来。

参考答案：

(1)标题结构不完整，应改为中共中央、国务院关于授予××同志先进工作者称号的决定;

(2)今年初这一时间概念表达不当，应改为1990年初;

(3)枝江县前应冠以省名;

(4)英勇歹徒的表达有误;

(5)群众、工人、„„等搭配不当;、

(6)数字表达不一致，不应用阿拉伯数字;

(7)作者排列有误，应分两行排列;

(8)日期书写有误，应用汉字。

六、论述题

50.参考答案：

办公室管理和决策的基础是人和信息，办公自动化正是对这些最基本因素进行彻底的变革。在办公自动化的实现过程中，各种先进的电子设备代替了人工劳动，使办公人员从大量繁琐的事务性工作中解脱出来，把自己的精力集中于思考和判断，将智力运用于管理和决策。

同时，计算机承担了大量的信息处理，使信息活跃畅通;跟中设备和技术及时灵活地传递信息，使信息流通领域突破了时空的限制;各种专家系统、人工智能系统及辅助决策的支持系统为办公室人员提供了各种决策咨询方案。实现办公自动化，就是要全面而科学地把人、财、物、技术和信息统筹协调起来，有效地提高办公室工作的质量和效率。

(1)从办公室实际出发

办公自动化系统是一个综合性的系统，它涉及到计算机、文字处理、声像识别、数值计算、传真技术及科学管理等。要建立这样的系统，既要需要社会技术环境的支持，也需要办公室依赖市场软件技术，积极主动地研制和设计，这样的投入不是一笔小数目，很难一步到位。强调从各部门实际出发，就是要在财力和环境允许的情况下，有计划地购置必要设备，逐步建立有部门特色的办公自动化系统，积极地推进办公自动化。

(2)总体规划推进

总体规划一般分为目标计划阶段、信息需求m.liuxue86.com分析阶段、资源分配阶段和项目规划阶段。在这四个阶段中，最重要的是信息需求分析阶段。信息需求是系统设计的依据，只有将近期和长期的需求分析清楚，才能在总体规划中确定系统的合理结构。在进行总体规划方案设计中，必须考虑计算机和各种计算机为基础的办公设备的更新模式，以及计算机一般关键和软件可以共享的特点，必须考虑系统的兼容性和扩展性。现代化数据通信技术的发展为资源共享提供了极为方便的条件，大家可以在保密的前提下，充分发挥计算机资源的共享特点，尽可能地节省投资。

(3)与办公室管理改革相结合

办公自动化系统的建设必须与管理工作的改革结合起来，不能离开办公室管理的大环境。具体要做到：

首先，办公室管理不能停留在传统的知觉经验的水平上，要实现管理工作的现代化和科学化，建立办公自动化系统，光靠技术人员是不行的，管理人员必须同时懂技术知识，具备操作技能，做到两者的有机结合。为此，要对有关人员进行专门的培训和培养，使他们成为懂管理、懂技术的合格人才。

其次，随着办公室办公自动化建设的发展，办公效率的提高，不可避免地会对管理方法和管理机构提出改革的要求。办公自动化系统的建设和管理工作的改革是相互促进的，管理工作的改革会对办公自动化系统提出新的更高的要求;而办公自动化系统的建设和逐步完善，也会反过来促进管理人员、管理机构、管理方法和制度的改革向深度和广度发展，实现管理的现代化、规范化、科学化。

(4)秘书要积极为办公自动化的实现做出贡献

秘书是办公自动化的实施主体和应用主体，既是使用者，也是得益者;既是管理者，也是技术人员。随着信息技术的发展，随着管理工作的现代化发展，秘书同办公自动化的关系越来越密切。作为秘书必须加强学习计算机技术，熟练地运用办公软件，尤其是文字处理系统和计算机辅助管理系统技术。只有这样，才能更为有效地发挥辅助管理、综合服务的作用。

七、文字表达题

51.参考答案：略。

一、单项选择题(下列各题备选答案中，只有一个是最符合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。每小题1分，共30分)

1、通用文书中知周类决定的特点是重在( )

A、执行 B、要求 C、说明 D、宣告

2、通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分( )

A、批示的根据、指示事项、执行要求 B、指示的缘由、指示事项、执行要求

C、指示的缘由、执行方法、执行要求 D、指示的缘由、指示事项、完成日期

3、通用文书中知照性文书有( )

A、公告、通告、报告等 B、公告、通告、指示等

C、公告、通告、函等 D、公告、通告、批复等

4、“标引”是主题词标引操作程序的( )

A、第一步骤 B、初期工作 C、中期工作 D、最后步骤

5、巨化集团公司与浙江大学商洽工作，行文时应使用的文种是：( )

A、报告 B、 函 C、通报 D、请示

6、案卷备考表应放在( )

A、全卷开首 B、全卷目录之后

C、全卷后半部分 D、全卷末尾

7、文书立卷的最后一个步骤是( )

A、结合运用、灵活运用文书特征组卷 B、照顾文书的价值和数量组卷

C、填写案卷卷皮 D、编目定卷

8、简报名称的正下方是简报的( )

A、编发单位 B、印发日期

C、顺序期号 D、印发份数

9、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是( )

A、着装华贵 B、着装朴素大方

C、饰品俏丽 D、发型突出个性

10、会议召开的时间应( )确定下来之后确定。

A、会议的名称 B、会议的主持人

C、会议的规模 D、会议的议题

11、声调的变化属于( )。

A、身体语言沟通 B、语言沟通

C、副语言沟通 D、物体的操纵

12、个人的沟通障碍中( )所导致的障碍属于个性因素所引起的障碍。

A、经验水平的差距 B、个体记忆不佳

C、对信息的态度不同 D、气质差别

13、“热”协调属于协调技巧中的( )。

A、善于捕捉协调时机 B、方法协调配合

C、情绪控制 D、恰当运用语言

14、国际商务谈判的核心( )。

A、交易条件 B、价格

C、违约责任 D、合同期限

15、“墙坏于其隙，木毁于其节” 体现( )谈判策略的作用。

A、吊筑高台 B、趁隙击虚

C、旁敲侧击 D、浑水摸鱼

16、办公场所一旦发生火灾，工作人员应立即疏散，下列不可通行的通道是( )。

A、楼梯 B、消防梯

C、电梯 D、安全梯

17、会务筹备情况检查的方法最可靠的是( )。

A、听取会议筹备人员的汇报 B、阅读报告

C、电话询问 D、会前现场检查

18、在涉外商务活动中，选择的礼品应该( )。

A、印上送礼单位的名称 B、包装讲究

C、贵重 D、初次见面就送上

19、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通，都可以称为( )。

A、“间接沟通” B、“直接沟通”

C、“团队沟通” D、“语言沟通”

20、下列选项中表述不正确的是( )。

A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别

、主持人的结论性意见就是小型会议的总结

C、职代会的闭幕词可以代替会议总结

D、会议纪要即会议总结

二、多项选择题(以下各题的备选答案中都有两个或两个以上是符合题意的，请将它们选出，少选、多选、错选均不得分，每小题1分，共10分)

31、档案整理工作的基本内容包括( )

A、区分全宗 B、合理分类

C、编制案卷目录 D、填写档号 。

32、一个机关列为长期保管的文件材料包括( )

A、一般会议的主要文件 B、重要会议的主要文件

C、下级报送的重要总结 D、重要的请示

33、文书案卷标题的拟写要求是( )

A、结构完整 B、对卷内文书内容的概括要准确

C、要新颖、醒目 D、要简练、通顺

34、受双重领导的单位向上级行文( )

A、应根据内容写明主报单位和抄报单位

、向上级的请示不要同时向下级抄送

C、接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送

D、可以请求抄报单位与主报单位共同解决所请示的问题

35、下行文有( )等几种方式

A、逐级行文 B、多级行文

C、越级行文 D、直达基层组织或群众的行文

36、贺信一般( )

A、篇幅比较简短 B、感情充沛、文字明快

C、可以直接发给对方 D、可以登报、广播

37、下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有( )

A、诚实守信是企业的无形资产 B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求

C、诚实守信的企业最终能够取信于社会 D、诚实守信任何时候都与企业发展目标冲突

38、主题词选词规则的要求是( )

A、选定的词一般应是主题词表中规定使用的正式主题词

、能直接地客观地反映文书所论述的主题

C、其书写形式要与词表中的词形一致

D、必须用名词

39、计划也有别称，如( )

A、××要点 B、××规划

C、××办法 D、××方案

40、会议经费预算除了会议费之外，还应包括( )

A、资料费 B、培训费

C、住宿费 D、交通费

三、名词解释(每题2分，共10分)

41、社会角色：

42、综合调查 ：

43、协调：

44、信访：

45、公文

四、简答题(每题6分，共18分)

46、为什么说“辅助性”是秘书的本质属性?

47、影响秘书心理健康的因素有哪些?

48、秘书如何做好信息反馈工作?

五、公文改错题(8分)

49、阅读下面的公文，并将其中错误的地方改正过来。 中共中央、国务院决定 各省、自治区、直辖市人民政府：

今年初，枝江县董镇信用社职工××同志为保卫国家财产，面对英勇歹徒，顽强搏斗，最后擒获歹徒。为此决定：授予××同志先进工作者称号。国务院希望各条战线的群众、工人、农民、知识分子认真贯彻十三届四中、5中、6中全会精神，胸怀全局，艰苦奋斗，努力工作，为社会主义现代化建设做出更大贡献。中共中央、国务院

90年4月24日

六、论述题(共14分)

50、如果你是办公室主管办公自动化工作的秘书，你认为本办公室实现办公自动化应注意哪些问题?

七、文字表达题(共10分)

51、自我介绍(要求文字简洁，个性特征突出，不得多于300字)

参考及解析

客观题部分(第一、二大题)

一、单项选择题

1. D。[解析]知周类决定的目的就宣告事项让大家都知道。

2. B。[解析]指示的正文由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分是指示的开端，主要交代发出指示的原因、目的、依据、意义。主体部分是指示的具体内容，包括工作任务、指导原则、具体步骤、措施方法等项内容。结尾部分要以简洁的文字向受文者重申工作的重要性，提出希望和要求。

3.B。[解析]略

4.A。[解析]通过对文献的分析，选用确切的检索标识(类号、标题词、叙词、关键词、人名、地名等)，用以反映该文献的内容的过程。主要指选用检索语言词或自然语言词反映文献主题内容，并以之作为检索标识的过程。确定主题词是标引操作程序的第一步。

5.B。[解析]报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文;函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文;通报是上级把有关的人和事告知下级的公文;请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。

6.D。[解析]略

7.C。[解析]略

8.C。[解析]简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。简报名称，印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。期号，位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期 号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。

9.B。[解析]略

10.D。[解析]召开会议的首要因素是确定会议的议题，然后才能筹备会议召开的各项工作。

11.C。[解析]副语言沟通是通过非语词的声音，如重音、声调的变化，以及哭、笑、停顿来实现的。心理学家称非语词的声音信号为副语言。心理学的最新研究结果表明，副语言在沟通过程中起着十分重要的作用。一句话的含义不仅取决于其字面意思，还取决于它的弦外之音。语音表达方式的变化，尤其是语调的变化，可以使字面相同的一句话具有完全不同的含义。

12.D。[解析]气质是人的个性心理特征之一，它是指在人的认识、情感、言语、行动中，心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征。

13.A。[解析]略

14.B。[解析]国际商务谈判，是国际商务活动中不同的利益主体，为了达成某笔交易，而就交易的各项条件进行协商的过程。国际商务谈判是国际货物买卖过程中必不可少的一个很重要的环节，也是签订买卖合同的必经阶段。国际商务谈判的核心是价格。

15.B。[解析]略

16.C。[解析]发生火种要原来电器设备。

17.D。[解析]亲自去会场现场检查才是最保险的。

18.B。[解析]本题考查的是国际商务礼仪，属于常识题。

19.C。[解析]负责特定任务工作小组就是一个团队，它内部进行的所有形式的沟通属于团队沟通。

20.C。[解析]闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。闭幕词不同与会议总结，它的总结针对性不强。

二、多项选择题

31.ABCD。[解析]全宗是一个机关(单位)组织在执行职责活动中形成的档案的总称。档案整理首先要区分全宗，然后在全宗内进行后续的整理工作。在全宗中，根据案卷归档单位的来源、时间、内容或形式的异同，按照一定的标准，系统地进行区分、归类。案卷目录表包括案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止时间、卷内文件份数、张数、保管期限等。档号要求填写在档案盒封面上，是档案存放地址的代号，由全宗号、案卷目录号、案卷号组成。

32.BD。[解析]长期保管的文件材料都很重要的文件。

33.BD。[解析]略

34.ABD。[解析]接受抄送件的单位可以向其领导单位进行抄送。

35.ABD。[解析]下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决

议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。逐级行文即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文;多级行文即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文;直达基层行文即上级机关直接向最基层机关行文.采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。

36.ABCD。[解析]贺信是表示庆祝的书信的总称。它是从古代祝辞中演变而来的。贺信是指党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。它是日常应用写作的重要文体之一。贺信一般篇幅比较简短，感情充沛\文字明快，可以直接发给对方也可以登报、广播 。

37.AB。[解析]略

38.ABC。[解析]主题词又称叙词，在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。选择主题词的原则①实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。②准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。③通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。

39.BCD。[解析]计划是一种规划和方案即解决问题方法。

40.ABCD。[解析]很多会议是没有培训的，一般不包括这项。会议经费包括会议费(场地费，用品费，设备费等)、人员劳务费(包括专家的讲课费)、资料费、住宿费、交通费以及其他费用。

主观题部分(第三、四、五、六大题)

三、名词解释

41.参考答案：社会角色是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人权利和义务，以及这种地位要求人具有与之相适应的意识和行为。

42.参考答案：综合调查是对调查对象运用多学科知识进行的多学科知识进行的多角度的调查，目的在于掌握事物的全局和各个部分的联系。宏观的调查常采用这一方法。综合调查是调查研究中常用的调查方方法之一。

43.参考答案：协调就是消除矛盾，解决问题，相互合作，步调和谐;它是以沟通信息为手段，为实现一个共同目标而进行适当配合、同心协力的过程。从管理学的角度解释，管理就是协调，管理的过程就是协调的过程。

44.参考答案：信访是来信来访的简称，是指人民群众通过书信、电话、上访等形式向领导机关或社会组织提出要求、批评、建议和揭发、申诉、控告的一种活动，

45、参考答案：公文即公务文书，是社会组织在公务活动中按照一定的程序和格式形成和使用的文书材料，和私务文书相对应，是文书的一大部类。广义的公文包括通用公文、专用公文和事务文书三种。

四、简答题

46.参考答案：

秘书工作的辅助性特征是由秘书工作的地位和任务所决定的。秘书工作的主要职责就是当好领导的参谋和助手，为领导提供决策方案，进行调查研究，收集筛选信息，拟文办会，查办督导等等，并为领导的工作、学习、生活提供方便条件。因此，相对领导工作而言，秘书工作具有明显的辅助性特征。我们讲秘书工作的辅助性，决不是削弱秘书工作的地位和作用，恰恰相反，认识秘书工作这一本质属性，更有利于摆正位置，充分发挥秘书人员的主观能动性和创造精神，使其辅助更加卓有成效。

47. 参考答案：

所谓心理健康是指个体在各种环境中能保持一种良好的心理效应状态，是一种持续的心理上的适应。由于秘书工作的特殊性，其往往会产生心理障碍，主要有以下八种：

(1)清高心理。一些秘书尤其是新走上秘书工作岗位的年轻秘书错把对群众的冷淡和藐视看成是清高，总觉得自己身处领导周围，所以见到群众不是眼睛朝上，就是盛气凌人。

(2)卑怯心理。卑怯是一种缺乏自信的自我意识。有卑怯心理的秘书常常觉得自己一无是处，不敢大方的与他人、特别是与地位高的人平等交往。

(3)狭隘心理。狭隘心理的突出表现就是心胸狭窄。有此心理的秘书对他人多持怀疑态度，平时斤斤计较，遇事嫉贤妒能，受挫则迁怒他人而原谅自己，因而常常造成不必要的麻烦与误会。

(4)虚荣心理。在工作中，面子受到伤害是每个秘书都有可能遇到的事情。虚荣心强的秘书遇到此种情况会出现一些不理智的言行。虚荣心过强的秘书还常常表现出不能受批评，不能容忍别人反驳自己，特别是在大庭广众之下和别人发生争辩时，一旦理屈，便恼羞成怒。

(5)戒备心理。作为秘书，如果有了这种心理将大大限制和缩小自己的工作接触面，挫伤别人的感情，使得人际关系危机迭起，最终造成“作茧自缚”的后果。

(6)强迫心理。秘书的强迫心理是将自己喜欢的事物、观点、主张强加于人。这种心理会妨碍正常的合作与交流，严重者有越权行事的危险。

(7)市侩心理。市侩心理在秘书交际中的表现就是圆滑世故、丧失原则。

(8)漠然心理。漠然心理就是对周围一切都漠不关心，漠然视之的一种消极心理。有此心理的秘书，也可能有挫折的经历，有实际的困难，但长此以往，会贻误工作，也会影响领导的形象。

48.参考答案：

信息反馈秘书部门信息工作中的一项重要内容。做好信息反馈工作应当注意以下三点：

(1)信息反馈要全面。信息反馈的一个基本原则就是要广泛全面。要是信息反馈做到广泛全面，就要注意正负反馈，既报喜又报忧。正负反馈反映了信息的全面、真实、客观性，也是领导指导工作和决策参考所必需的。

(2)信息反馈要及时。及时反馈是信息反馈的基本要求。信息反馈的时间越短，速度越快，其效果就越好，能够使计划和决策在信息传递过程中尽快得到有效地控制和完善。

(3)信息反馈要连续。这是信息反馈的又一重要要求。客观事物总是在不断发展变化的，信息反馈也必须是不间断地反映客观事物的最新变化和最新情况，所以信息反馈必须保持连续性。

五、公文改错题

49.阅读下面的公文，并将其中错误的地方改正过来。

参考答案：

(1)标题结构不完整，应改为中共中央、国务院关于授予××同志先进工作者称号的决定;

(2)今年初这一时间概念表达不当，应改为1990年初;

(3)枝江县前应冠以省名;

(4)英勇歹徒的表达有误;

(5)群众、工人、„„等搭配不当;、

(6)数字表达不一致，不应用阿拉伯数字;

(7)作者排列有误，应分两行排列;

(8)日期书写有误，应用汉字。

六、论述题

50.参考答案：

办公室管理和决策的基础是人和信息，办公自动化正是对这些最基本因素进行彻底的变革。在办公自动化的实现过程中，各种先进的电子设备代替了人工劳动，使办公人员从大量繁琐的事务性工作中解脱出来，把自己的精力集中于思考和判断，将智力运用于管理和决策。

同时，计算机承担了大量的信息处理，使信息活跃畅通;跟中设备和技术及时灵活地传递信息，使信息流通领域突破了时空的限制;各种专家系统、人工智能系统及辅助决策的支持系统为办公室人员提供了各种决策咨询方案。实现办公自动化，就是要全面而科学地把人、财、物、技术和信息统筹协调起来，有效地提高办公室工作的质量和效率。

(1)从办公室实际出发

办公自动化系统是一个综合性的系统，它涉及到计算机、文字处理、声像识别、数值计算、传真技术及科学管理等。要建立这样的系统，既要需要社会技术环境的支持，也需要办公室依赖市场软件技术，积极主动地研制和设计，这样的投入不是一笔小数目，很难一步到位。强调从各部门实际出发，就是要在财力和环境允许的情况下，有计划地购置必要设备，逐步建立有部门特色的办公自动化系统，积极地推进办公自动化。

(2)总体规划推进

总体规划一般分为目标计划阶段、信息需求m.liuxue86.com分析阶段、资源分配阶段和项目规划阶段。在这四个阶段中，最重要的是信息需求分析阶段。信息需求是系统设计的依据，只有将近期和长期的需求分析清楚，才能在总体规划中确定系统的合理结构。在进行总体规划方案设计中，必须考虑计算机和各种计算机为基础的办公设备的更新模式，以及计算机一般关键和软件可以共享的特点，必须考虑系统的兼容性和扩展性。现代化数据通信技术的发展为资源共享提供了极为方便的条件，大家可以在保密的前提下，充分发挥计算机资源的共享特点，尽可能地节省投资。

(3)与办公室管理改革相结合

办公自动化系统的建设必须与管理工作的改革结合起来，不能离开办公室管理的大环境。具体要做到：

首先，办公室管理不能停留在传统的知觉经验的水平上，要实现管理工作的现代化和科学化，建立办公自动化系统，光靠技术人员是不行的，管理人员必须同时懂技术知识，具备操作技能，做到两者的有机结合。为此，要对有关人员进行专门的培训和培养，使他们成为懂管理、懂技术的合格人才。

其次，随着办公室办公自动化建设的发展，办公效率的提高，不可避免地会对管理方法和管理机构提出改革的要求。办公自动化系统的建设和管理工作的改革是相互促进的，管理工作的改革会对办公自动化系统提出新的更高的要求;而办公自动化系统的建设和逐步完善，也会反过来促进管理人员、管理机构、管理方法和制度的改革向深度和广度发展，实现管理的现代化、规范化、科学化。

(4)秘书要积极为办公自动化的实现做出贡献

秘书是办公自动化的实施主体和应用主体，既是使用者，也是得益者;既是管理者，也是技术人员。随着信息技术的发展，随着管理工作的现代化发展，秘书同办公自动化的关系越来越密切。作为秘书必须加强学习计算机技术，熟练地运用办公软件，尤其是文字处理系统和计算机辅助管理系统技术。只有这样，才能更为有效地发挥辅助管理、综合服务的作用。

七、文字表达题

51.参考答案：略。

文秘基础_公文写作说明大全整理 5

国务院关于加强处理人民来信和接待人民来访工作的指示

(1957年11月19日)

处理人民来信和接待人民来访，是各级国家机关一项经常的重要政治任务。在我们的国家里，人民群众通过向政府机关写信和要求见面接谈，提出各种要求，表示各种要求，对各项工作提出意见，对一些工作人员提出批评，这是人民的一种民主权利，是人民监督政府工作的一种方法。我们的国家机关，一定要保护人民的这种民主权利，倾听人民的意见，接受人民的监督。实际经验也证明，认真地处理人民来信和接待人民来访，有很大的好处：可以经常地同成千上万的群众建立联系，了解各阶级、阶层的情绪和要求;可以宣传政策，教育群众;可以根据这些情况正确处理人民内部的矛盾，及时解决当前工作中一些突出问题，这就能够帮助领导机关随时发现问题，克服官僚主义，改进工作。

各级国家机关，建立处理人民来信和接待人民来访工作，已经有了很长的时间，做出了很多成绩，积累了一些经验，但是工作中也有许多缺点。在今年整风运动开展以后，多数的省、自治区、直辖市，都经过召开工作会议和采取其他具体措施，贯彻反官僚主义的精神，检查了处理人民来信和接待人民来访工作，提高了干部的思想认识，改进了工作，有些已经做出比较显著的成绩。这是很好的现象。但是，目前在这个方面的努力还不够，还改得不坚决，改得不狠。在许多机关中，积压或者丢失人民来信、互相推诿、不负责解决问题的现象还大量存在;有些机关对待人民来信、来访，还采取“事忙不办，开会不见”等完全错误的办法;有些机关和基层单位，在处理整风鸣放中群众提出的各种意见的时候，仍然是不加认真研究就草率照抄照转;有些地区，领导机关还没有认真地抓这件事，没有采取具体措施同官僚主义现象作斗争，没有表现出认真改进工作的决心和勇气。这种情况，是同整风运动的精神相抵触的。我们各级国家机关，必须在整风运动中贯彻大胆、坚决、彻底改进工作的精神，切实加强处理人民来信和接待人民来访工作，充分发挥它的作用，以便更有成效地密切联系群众，克服官僚主义，加强对社会主义建设事业的领导。

为此，现在作如下指示：

一、各省、自治区、直辖市人民委员会，中央各部门，以及其他各级国家机关，都必须有一个领导人亲自掌管机关的处理人民来信和接待人民来访的工作。掌管这项工作的领导人，要亲自批办一部分人民来信，接见一些来访群众，帮助干部积累经验，改进工作，并且对所属单位的这项工作进行监督和指导。此外，机关中的其他领导人，也都要抽出时间，批办一定数量的群众来信和接见一些来访群众，经常关心这项工作。经验证明，机关领导人重视和亲自动手去抓，是做好处理人民来信和接待人民来访工作的关键。

二、处理人民来信和接待人民来访工作，应该以发扬人民民主，密切联系群众，并且遵照国家政策、法令，尽可能满足群众的正当要求为原则。

(一)群众对于各项工作提出的批评和建议，凡属正确的，可行的，应该认真研究采纳;同当前政策有抵触的或者难以实行的，应该进行解释，并且对有关政策加以宣传。

(二)群众提出的各种具体要求，凡是合理的目前可以解决的，应该采取有效的办法，及时处理;凡是不合理的目前不能解决的，应该耐心地进行解释，把有关的具体情况和实际困难向群众说清楚，取得群众的谅解。总之，不论是合理的要求，或者是不合理的要求，都应该认真负责处理，不得简单从事。

(三)群众控告国家机关干部不良作风和违法乱纪行为，应该认真检查处理，需要转交的时候，一般的要交给被控告者的上级领导机关或者监察部门处理，并且应及时向处理部门查问结果。

(四)对于假借人民来信、来访名义，进行无理取闹的坏分子、诈骗犯，应该根据情节轻重，分别进行批评、教育或者联系有关部门作适当的处理。

三、处理人民来信和接待人民来访工作，要实行专人负责和大家动手相结合的办法。县以上人民委员会一定要有专职人员或者专职机构，负责建立制度，组织分工，进行督促检查，综合研究，交流经验，并且直接处理一些问题。另外，对于群众提出的大量的各种各样的问题，则必须分别“归口交办”，依靠各个业务部门和工作单位，结合各自的业务和工作进行处理。上级领导机关，将一些群众来信、来访案件转交下级机关处理，是必须的。但是，凡属自己应该办和能够办的事，就不要往下转，县级机关和以下的基层单位，必须多办少转，或者只办不转。要认真建立层层负责的制度，反对互相推诿，不负责任，不解决问题的官僚主义的工作作风和工作方法。

四、处理群众提出的问题要采取多种多样的方法。例如，委托下乡、下厂干部带案下去，结合中心工作和经常业务，处理有关的问题;对于突出的重大问题，责成一定的组织或者组织力量进行专案调查，大张旗鼓地处理;对于带政策性的问题，进行综合研究，拟定办法，集中地加以解决;通过群众组织，调解和处理群众中的一些纠纷问题;在报纸上登载群众提出的批评和建议，解答群众关心的问题，公布某些问题的处理结果;集中整理群众提出的意见，编成简报，送领导人和各有关机关参考等等。这些，都是许多地方行之有效而其他地方也都可以仿行的工作方法。此外，在实际工作中，还可以创造出更多的良好的工作方法。

五、各个机关，在处理人民来信和接待人民来访工作中，都应该建立和健全必要的手续和制度，以达到杜绝丢失，便于稽查，提高工作效率等目的。这些手续和制度，应该适合各种不同机关各自的情况.简便易行，不能强求一致，过于繁琐。

各省、自治区、直辖市人民委员会，中央各部门，应该按照上述指示，结合本地区、本部门的整风运动，彻底检查处理人民来信和接待人民来访工作中的官僚主义，并且根据正确处理人民内部矛盾的精神，采取具体措施，切实改进工作。

国务院周恩来

简析：

这是一份关于特定工作而此项工作复杂细致又关乎政府信誉的指示。标题三部分俱全。正文开头用了两个自然段，第一段从政府性质职能上看处理人民来信来访工作的政治意义，第二段概述当时的信访工作情况，这样从政治任务和实际情况两方面讲清信访工作的意义，是本指示的依据。接着用一个过渡句转入主体部分，用序码分五个问题展开指示的内容，即有关信访工作的决策。一是国家机关省部级等要加强领导;二是以遵照政策法令满足群众要求为原则。其中又以次一级的序码对四种情况做了具体规定;三是信访办理负责原则的规定;四是处理信访中的问题采取多种多样方式;五是要建立健全信访制度。最后用一段话做结尾，指出各机关要结合整风进行检查，采取措施改进工作。落款前部是机关与职衔，后部是署名。日期可印在标题下也可题写在署名后。