办公表格使用技巧3篇

文秘工作经常要用到表格，下面是小编给大家带来的办公表格使用技巧，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!

办公表格使用技巧1

让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用excel的透明功能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(sheet1)时，需要查看其它工作表中(sheet2、sheet3„„)某个单元格的内容，可以利用excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

为单元格快速画边框

在excel2003以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，excel2003对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域

中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

办公表格使用技巧2

办公表格制作技巧

1.将文字颠倒顺序

复制正常顺序对象→在字体前加@→点击向下旋转文字→点击自动换行

2.制作打钩方框

输入"R"→设置字体为Wingdings2

3.给汉字标注拼音

标注拼音→输入汉字→选择拼音设置→居中→编辑拼音→输入拼音→显示拼音字符

4.插入带音调的拼音

标注带音调的拼音→插入-符号→拉丁语扩充-B→输入带音调的拼音(备注：动图中“们”应为第二声。)

5.用斜线分割单个单元格

选中对象→插入形状(直线)→ALT+鼠标快速定位单元格边角→F4重复动作，添加分割线→插入文本框→调整字体

6.隐藏不需要显示区域

选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入;

7.分段显示手机号码

选中号码→Ctrl+1→点击自定义→输入000-0000-0000

8.数据以万为单位显示

选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入0!.0,"万"

9.对个案百分比排序

选中对象→排序→取消勾选数据包含标题→选择序列

10.不想让负数和零显示

设置数字自定义格式，代码：

G/通用格式;;(注意：切换为英文打字输入模式)

11.想把数字1~12显示成1~12月。

设置自定义格式，代码：

G/通用格式"月"(直接写月也可以实现)

数字序号延伸：

当表格相邻后一排不为空时，在序号列表中，首先键入“1”，选中鼠标移至右下角，当变为“+”号时，鼠标左键双击，即可填充有序序号“123...”(如若填充序号一致，双击前按ctrl键即可)

备注：

延伸月份数字时，使用大写数字，可以形成1~12月循环而小写数字则无法实现

12.设置万元显示

设置自定义格式，代码：

0"."0,"0"(请事先切换为英文输入法)

13.自动添加带颜色的上下箭头

如下图所示的对比表中，F列公式=D列-E列，要求根据计算的结果，如果：

正数：数字前添加绿色的上升箭头↑

负数：数字前添加红色的下降箭头↓

设置方法：

选取F列区域，按ctrl+1(数字1)打开单元格格式设置窗口，数字-自定义，在右侧的代码框中输入：

[颜色50][>0]↑*0.00;[颜色3][<0]↓*0.00

代码说明：

1、在自定义格式中可以设置条件，条件放在中括号内。如：[>0]

2、两个条件之间用分号(;)分隔，最多可以设置2个条件：

[条件1]条件1显示的格式;[条件2]条件2显示的格式;非前两种条件显示的格式

3、[颜色+数字]表示符号条件时显示的颜色。其中数字指excel中内置的颜色。

4、↑*0.00表示箭头和数字之间用空格填满

注意：上下箭头城要在单元格中先输入，然后再复制到代码中。

按alt+41468可以输入↑

按alt+41469可以输入↓

办公表格使用技巧3

1.

同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了

2.

巧妙设置文档保护

在用Word

2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

3.

编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

4.

给WPS文档添加水印

先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将Word的水印效果图“抓”下来也行)，然后打开需要添加水印的WPS文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

5.

在金山文字中快速打开“页面设置”

在用金山文字2002处理文档时，一个最常用的操作就是设置页面。先执行“视图→标尺→水平(垂直)标尺”命令，展开“水平(垂直)标尺”打开，然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击，即可快速打开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。

6.

在Excel中插入拼音

在我们使用Excel时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音注释就能使人看得更明白。具体的方法是：选中想要加入拼音注释的表格，打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息/设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音，可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。

7.

取消“自作聪明”的超级链接

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。

8.

巧设Word启动后的默认文件夹

Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框;(2)在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”;(3)单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

9.

在Word中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按钮就行了。

10.

改变WPSOffice2000启动后的默认纸张和字号

1.进入WPSOffice2000，选择“文件→页面设置”，将“纸张规格”设置为16开或B5，并根据需要设置好纸张边距，回车确定。

2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四号”。

3.选择“文件→存为模板”，在左面模板类型中选择“通用”型，在右面“模板名”中输入模板名称，单击“确定”。然后退出WPS

Office。

4.再次进入WPS

Office，选择“文件→新建”，单击“通用”模板，单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默认模板”，单击“确定”，大功告成。这样，当你每次进入WPS

Office后，纸张就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要的了。